Las tablas de retención documental son herramientas fundamentales para la gestión de documentos en una empresa. Estas tablas permiten establecer el tiempo durante el cual se deben conservar los diferentes documentos en función de su valor legal, fiscal o histórico. Además, también establecen los procedimientos a seguir para su eliminación una vez finalizado su ciclo de vida útil.
En la actualidad, existen diversas plataformas en las que se pueden publicar y compartir estas tablas de retención documental, lo que facilita el acceso a la información y mejora la colaboración entre los empleados.
Beneficios de publicar las tablas de retención documental
Acceso rápido y fácil a la información
La publicación de las tablas de retención documental en plataformas accesibles permite a los empleados encontrar rápidamente la información que necesitan. Con solo unos pocos clics, pueden acceder a las tablas y obtener la información necesaria para identificar el tiempo de retención de un determinado documento.
Además, muchas de estas plataformas ofrecen funciones de búsqueda avanzada y filtros que permiten agilizar aún más el proceso de búsqueda de documentos. Esto facilita el acceso a la información y reduce el tiempo que se dedica a localizar documentos específicos.
Colaboración y trabajo en equipo
Las plataformas de publicación de tablas de retención documental permiten a los empleados colaborar y trabajar en equipo de manera más efectiva. Estas plataformas ofrecen la posibilidad de compartir comentarios y anotaciones en las tablas, lo que facilita la comunicación y la retroalimentación entre los miembros del equipo.
Además, se pueden compartir fácilmente versiones actualizadas de las tablas, lo que permite a todos los miembros del equipo tener acceso a la información más reciente. Esto fomenta la colaboración y permite una gestión más eficiente de los documentos.
Seguridad y protección de datos
Uno de los aspectos más importantes al publicar tablas de retención documental es garantizar la seguridad y protección de los datos. Las plataformas de publicación de tablas de retención documental ofrecen medidas de seguridad robustas para proteger la información sensible de la empresa.
Estas plataformas suelen contar con controles de acceso que permiten establecer quién puede acceder a las tablas y quién puede realizar modificaciones. Además, la mayoría de estas plataformas utilizan tecnología de encriptación de datos para proteger la información mientras se encuentra almacenada y en tránsito.
Además, muchas de estas plataformas realizan copias de seguridad automáticas para garantizar la disponibilidad de la información en caso de fallos o incidentes.
Plataformas recomendadas para publicar tablas de retención documental
Google Drive
Google Drive es una plataforma que permite almacenar y compartir documentos de forma segura y accesible. Es una opción popular para publicar tablas de retención documental debido a sus características y funcionalidades.
En Google Drive, es posible organizar los documentos en carpetas y establecer permisos de acceso para cada una de ellas. Además, se pueden compartir enlaces a las tablas, lo que facilita su acceso por parte de los empleados.
Otra de las ventajas de Google Drive es su potente motor de búsqueda avanzada, que permite realizar búsquedas por palabras clave, títulos de documentos o incluso por contenido dentro de los documentos.
Microsoft SharePoint
Microsoft SharePoint es una plataforma muy utilizada para la gestión de documentos y la colaboración en equipo. Es una opción recomendada para publicar tablas de retención documental debido a sus características y la integración con otras herramientas de Microsoft Office.
En SharePoint, es posible sincronizar los documentos en tiempo real, lo que facilita la colaboración y evita conflictos de versiones. Además, se pueden establecer controles de acceso granulares, lo que permite establecer quién puede ver, editar o eliminar los documentos.
Otra de las ventajas de SharePoint es su integración con otras herramientas de Microsoft Office, como Word y Excel, lo que permite la edición directa de los documentos desde la plataforma.
Dropbox Business
Dropbox Business es una opción confiable para la publicación y compartición de tablas de retención documental de una empresa. Ofrece una interfaz intuitiva y fácil de usar, y cuenta con características que lo hacen atractivo para las empresas.
En Dropbox Business, es posible administrar los permisos de acceso a las tablas, lo que permite establecer quién puede ver o editar los documentos. Además, se mantiene un historial de versiones de los documentos, lo que facilita la gestión de cambios y la recuperación de versiones anteriores si es necesario.
Una ventaja adicional de Dropbox Business es su capacidad de sincronización en diversos dispositivos, lo que permite acceder a las tablas desde cualquier lugar y dispositivo.
Consideraciones antes de elegir una plataforma
Escalabilidad
Al elegir una plataforma para publicar las tablas de retención documental de una empresa, es importante tener en cuenta su escalabilidad. Es necesario asegurarse de que la plataforma pueda manejar el crecimiento de la empresa y la cantidad de documentos que se deben gestionar.
Es recomendable elegir una plataforma que permita añadir nuevos usuarios y aumentar la capacidad de almacenamiento según las necesidades de la empresa.
Costo
Al evaluar las plataformas disponibles, es importante considerar el costo. Algunas plataformas ofrecen opciones gratuitas con limitaciones de almacenamiento o funcionalidades, mientras que otras son de pago pero ofrecen características adicionales.
Es necesario evaluar el valor que ofrece cada plataforma en relación con su precio y tomar una decisión en función de las necesidades y el presupuesto de la empresa.
Integraciones
Otro aspecto a considerar antes de elegir una plataforma es verificar si se integra con otras herramientas y sistemas utilizados por la empresa.
Es recomendable elegir una plataforma que se integre con otros programas de gestión de proyectos, sistemas de gestión de contenido u otras herramientas que se utilicen en la empresa. Esto facilitará la colaboración y la gestión eficiente de los documentos.
Conclusiones
En resumen, publicar las tablas de retención documental en plataformas accesibles ofrece numerosos beneficios para la gestión de documentos en una empresa. Permite un acceso rápido y fácil a la información, fomenta la colaboración y el trabajo en equipo, y brinda seguridad y protección de datos.
Al elegir una plataforma, es importante evaluar cuidadosamente las opciones disponibles y seleccionar aquella que mejor se adapte a las necesidades específicas de la empresa. Es necesario tener en cuenta la escalabilidad, el costo y las integraciones con otras herramientas utilizadas por la empresa.
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No entiendo por qué es tan importante publicar las tablas de retención documental. ¿Realmente hacen alguna diferencia?
Las tablas de retención documental son esenciales para garantizar la organización y preservación de la información. Son herramientas clave para el cumplimiento de normativas legales y facilitan la gestión eficiente de documentos. Ignorar su importancia puede llevar a consecuencias legales y a la pérdida de información valiosa.